Με τον όρο “Ολοκληρωμένα Συστήματα Διαχείρισης Κρατήσεων” ονομάζουμε τα Συστήματα (ή αλλιώς Προγράμματα, εφαρμογές, λογισμικά), μέσω των οποίων μπορεί να γίνει ο συνολικός προγραμματισμός, η διαχείριση και ο έλεγχος των κρατήσεων μιας ξενοδοχειακής επιχείρησης.
Οι ξενοδόχοι οφείλουν να προσαρμόζονται σε μια αγορά που αλλάζει με ταχείς ρυθμούς. Πολλές φορές ο ίδιος ο ρυθμός μεταβολών ξεπερνάει τη δυνατότητα τους για προσαρμογή, καθώς στα ήδη υφιστάμενα συστήματα προστίθενται νέα, τα οποία βελτιώνουν τη δυναμική πώλησης αλλά ταυτόχρονα αυξάνουν την πολυπλοκότητα ελέγχου.
Σήμερα, τα βασικά συστήματα τα οποία θα πρέπει να διαθέτει κάθε ξενοδοχείο ανεξαρτήτως μεγέθους, είναι τα παρακάτω:

1. PMS (Property Management System)

Αναφέρεται αλλιώς ως Ξενοδοχειακό Πρόγραμμα, ή Πρόγραμμα Διαχείρισης Κρατήσεων. Είναι το Σύστημα μέσα από το οποίο ο ξενοδόχος διαχειρίζεται τις κρατήσεις του, τηρεί το πελατολόγιο, λαμβάνει αναφορές ενημέρωσης και τιμολογεί τους πελάτες του. Τα Cloud PMS συστήματα συνήθως χρεώνουν τη συνδρομή τους ανάλογα με τον αριθμό των δωματίων του ξενοδοχείου.

2. Booking Engines

Ονομάζονται έτσι οι Μηχανές Κρατήσεων (ή εφαρμογές, ή λογισμικά) μέσω των οποίων ο ξενοδόχος μπορεί να προσφέρει στο πελατολόγιο του τη δυνατότητα άμεσης κράτησης. Βασική Booking Engine λογίζεται η μηχανή που εγκαθίσταται στην ιστοσελίδα του ξενοδοχείου και προσφέρει τη δυνατότητα κράτησης. Προσφάτως παρουσιάζει σημαντική ανάπτυξη και η Facebook Booking Engine που προσφέρει τη δυνατότητα κράτησης μέσα από τη σελίδα της επιχείρησης στο Facebook.
Οι μηχανές κρατήσεων μπορούν είτε:

• να προχωρήσουν σε οριστική κράτηση δωματίου για λογαριασμό του πελάτη (με πρόβλεψη για καταχώρηση κάρτας για την πληρωμή, είτε
• να λάβουν τη μορφή εκδήλωσης ενδιαφέροντος, οπότε ο ξενοδόχος πρέπει να επικοινωνήσει με τον πελάτη για να επιβεβαιώσει την κράτηση. Συχνά αυτό γίνεται με την κατάθεση κάποιας προκαταβολής σε Τραπεζικό Λογαριασμό.

OTAs (Online Travel Agents)

Με τον όρο αυτό ονομάζουμε τα ηλεκτρονικά κανάλια (πρακτορεία), τα οποία αναλαμβάνουν να κάνουν προβολή και κράτηση δωματίων για λογαριασμό του ξενοδόχου. Booking.com, Expedia, Agoda, Hotels.com είναι τα πιο γνωστα από αυτά. Εσχάτως στο χώρο τον κρατήσεων διείσδυσαν και meta search engines (Trivago), αλλά και η Tripadvisor.

Γίνεται λοιπόν σαφές ότι ο αριθμός των καναλιών από τα οποία προέρχονται κρατήσεις έχει αυξηθεί σημαντικά. Υπάρχει περισσότερο από ποτέ η ανάγκη να γίνεται άμεση ενημέρωση κρατήσεων, ώστε να αποφεύγεται το overbooking και να οργανώνει το πλάνο του ο ξενοδόχος γρήγορα και ευέλικτα. Την ανάγκη αυτή καλύπτουν οι Channel Managers (Διαχειριστές Καναλιών).

3. Channel Manager

Ο Channel Manager λειτουργεί ως ο συνδετικός κρίκος μεταξύ PMS, Booking Engines και OTA’s. Κάθε κράτηση που γίνεται σε οποιοδήποτε από τα παραπάνω κανάλια, δεσμεύει αυτόματα το δωμάτιο στα υπόλοιπα κανάλια. Ταυτόχρονα ενημερώνεται το πλάνο κρατήσεων στο PMS και ο ξενοδόχος έχει οργανωμένη την εικόνα της πραγματικής διαθεσιμότητας.

Συνδεσιμότητα

Είναι προφανές ότι ένα ξενοδοχείο έχει ανάγκη από όλα τα παραπάνω εργαλεία προκειμένου να γίνεται ιδανική διαχείριση κρατήσεων. Ένα βασικό πρόβλημα που προκύπτει έχει να κάνει με το ότι όλα τα Συστήματα που προαναφέρθηκαν, αναπτύσσονται από διαφορετικές εταιρίες. Τίθεται λοιπόν το βασικό ζήτημα της συνδεσιμότητας Συστημάτων.

Για το λόγο αυτό, οι ξενοδόχοι θα πρέπει να είναι βέβαιοι προτού προχωρήσουν σε μια αγορά, ότι τα Συστήματα που ενσωματώνουν μπορούν νε «επικοινωνήσουν» μεταξύ τους.

Η UpGreat προσφέρει ολοκληρωμένα συστήματα διαχείρισης κρατήσεων, τα οποία μπορούν να λειτουργήσουν είτε μεμονωμένα, είτε όλα μαζί ως ενιαίο προϊόν.

Επικοινωνήστε μαζί μας για να κάνουμε μαζί τη διερεύνιση των αναγκών της μονάδας σας και να σας προτείνουμε την πιο αποτελεσματική λύση.